Assistant de direction H/F

La mission

Assurer la gestion administrative concernant les familles :
o Vérifier chaque semaine les pointages et mettre à jour sur intranet
o Réaliser avant le 5 du mois, la facturation familles sur intranet (ou selon calendrier facturation)
o Travailler en lien avec le service famille (inscription des familles, suivi de l'accueil occasionnel)
o Envoyer les paiements parents tous les mois (ou les remettre à la coordo)
o Suivre les impayés et effectuer les relances
o Renouvellement des contrats familles le cas échéant
o Réaliser les publications C&V (1/mois/enfant et 1/semaine/crèche) o Réaliser les crèches actus tous les 2 mois

Assurer la gestion administrative des équipes :
o Vérifier et mettre à jour les EVP pros tous les vendredis avant 10h
o Vérification du planning des pros
o Vérification et mise à jour du dossier du personnel

Assurer les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de la structure :
o Travailler en collaboration avec la directrice/directrice adjointe/coordinatrice
o Accueil téléphonique et physique : réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques, transmission des informations auprès de la DC et de l'équipe
o Validation des factures presta/réception des commandes AOL et alimentaire
o Commandes repas tous les lundis (ajuster les commandes selon présence réelle des enfants)
o Commandes AOL si nécessaire
o Vérifier les dossiers
o Classer les dossiers
o Gérer les sujets en lien avec la maintenance de la structure (GDM…)
o Autres tâches administratives nécessaire au bon fonctionnement de la structure…

Les compétences requises pour le poste :

1. Savoir faire
Suivre la législation et la réglementation liées à la petite enfance
Capacité à travailler de manière transversale et en équipe
Savoir organiser et avoir une bonne capacité d'adaptation
Avoir de la rigueur et être organisé
Aisance sur les différents outils informatiques : Word, Excel, PP…

2. Savoir être
Sens relationnel (être à l'écoute, informer...)
Faire preuve d'autonomie, de disponibilité et de réactivité
Ne pas porter de jugement de valeur
Appliquer les règles du secret professionnel

Le profil

Être titulaire du BTS Assistant Manager
Avoir 2 ans d'expériences minimum

Autres : Permis B souhaité, déplacements en IDF
  • Niveau d’expérience minimum requis : de 2 à 5 ans
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